Boek uitwerken – eerste stappen

Met de stappen hieronder kan je een begin maken aan het uitwerken van een 50-dingen boek voor jouw streek.

Stap 1. Wie gaat het project trekken? Sluit de doelstelling van het boek aan bij de doelstelling van deze organisatie?
Lees hier meer over de achtergrond van het project en de doelstelling .
Ben je als individu geïnteresseerd in het uitwerken van een boek? Vaak is een rechtspersoon (stichting/vereniging) nodig om in aanmerking te komen voor subsidie. Kijk of er een bestaande stichting is in jouw omgeving met een doelstelling die aansluit bij de doelstelling van het boek. Misschien kan het project daaronder gebracht worden? Anders kan je een stichting oprichten voor het project. Een notaris kan je hier meer over vertellen.

Stap 2. Geografisch bereik van het boek bepalen.
Het gaat hier over twee dingen: ten eerste, aan welke kinderen wil je het boek uitdelen? Bijvoorbeeld, alle kinderen in de gemeente of stadsdeel. Maar ook: welke grenzen wil je aanhouden voor de omgevingskaart? Naar welke buitenplekken gaan kinderen die tegen de gemeentegrens aan wonen? Denk aan het bereikbaarheid van activiteiten voor alle kinderen (als het kan, zelfstandig). Denk aan logische grenzen van het gebied.
Aantal kinderen in groep 3 in het gekozen gebied uitzoeken (eerste inschatting: 1% – 1,5% van het totaal aantal inwoners).

Stap 3. Eerste planning opstellen.
Als gewenst kan je gebruik maken van deze concept planning. Heb je ervaring met fondsenwerven dan kan je wellicht de financiering sneller rond krijgen dan hier aangegeven. Maar reken in ieder geval op dat je ca. 16 weken nodig zal hebben voor het grafische ontwerp, vormgeven en drukken van het boek.

Stap 3. Intentie doorgeven aan de auteurs/projectplan opstellen
Beslis je om door te gaan met het uitwerken van een boek gebaseerd op dat van Stichting Buitenmakelaar en Jessicaas Ontwerp, vul dan het formulier ‘intentie vastleggen’ in en dien dit in bij ons. Hiermee bevestig je jouw intentie om een boek uit te werken. En houden wij overzicht van welke partijen daarmee bezig zijn en voor welk gebeid. Kijk ook naar dit organisatieschema, waarin de interactie tussen de taken van jezelf/jouw team en die van ons in beeld zijn gebracht. Dit schema lichten we graag verder toe, als gewenst.

Ook nuttig in deze fase is kennis te maken met elkaar. We nodigen je graag uit om over een kopje koffie het project te bespreken, hier in Bunnik/Utrecht.

Aan te bevelen, zeker als taken worden verdeeld onder verschillende organisaties, is het opstellen van een projectplan.

Stap 4. Eerste begroting en planning opstellen.
De éénmalige kosten voor het locatiespecifiek maken van de vormgeving en een bijdrage voor het gebruik van het bestaand ontwerp liggen rond de €4000 – €6000 (excl. BTW). Daarnaast heb je de drukkosten van ca. €4 per boek (excl. BTW) met een oplage van 3000 boeken of ca. €8 per boek (excl. BTW) met een oplage van 500 boeken. Hier vind je indicatieve begrotingen [NIEUW!] in excel voor deze kosten, om zelf aan te kunnen passen voor jouw situatie. Denk ook bijvoorbeeld aan administratiekosten, reiskosten en eventuele overige organisatiekosten. Overweeg hoeveel boeken je in één keer wilt laten drukken: Genoeg voor alle kinderen in groep 3 voor één of meerdere jaren? Als je voor meerdere jaren gaat laten drukken, denk aan opslag (1 m3 voor ca. 1000 boeken).

Als gewenst kan de vormgever/grafische ontwerper, JessicaasOntwerp, een offerte sturen voor de vormgeving/het grafische ontwerp. Ook kan ze drukwerkspecificaties sturen om te kunnen gebruiken om offertes voor het drukwerk op te vragen (we hebben goede ervaringen bij Ecodrukkers uit Nieuwkoop). Bij Stichting Buitenmakelaar kan je een lijst opvragen met alle uitgewerkte activiteiten: op basis hiervan kan je een schatting maken van hoeveel al uitgewerkte en hoeveel nieuwe activiteiten je in het boek wilt hebben.

Hoeveel tijd heb je nodig voor het project? Een indicatieve tijdsinschatting voor een kleine gemeente met 3 dorpen/6 scholen is:
• In het eerste jaar ca. 100-150 uur (vrijwillige) inzet (bijv. 2- 3 mensen, gem. 1 uur/ week)
• En daarna ca. 30-40 uur (vrijwillige) inzet per jaar (bijv. 1 persoon, gem. < 1 uur/ week)
Hier vind je een indicatieve tijdsinschatting in excel, om zelf aan te kunnen passen voor jouw situatie.

Stap 5. Contact met de gemeente/scholen, en projectteam samenstellen.
flyers sqr
Folders met informatie over het concept zijn beschikbaar op aanvraag en tegen kostprijs (€10 voor 12 stuks of €16 voor 24 stuks, incl. verzendkosten).

Neem contact op met de gemeente/scholen om medewerking te zoeken. Bij grote gemeentes is contact met twee of drie basisscholen in het gebied waarschijnlijk al voldoende in dit stadium. Deze brief en verhaallijn kan je naar wens aanpassen en gebruiken. Ook nuttig om uit te zoeken of een financieel bijdrage van de gemeente mogelijk is.

Overweeg om met een klein kernprojectteam aan de slag te gaan, ondersteund door vertegenwoordigers van ieder dorp/stadsdeel. Deze vertegenwoordigers kunnen je ondersteunen met (bijvoorbeeld) ideeën inleveren, locaties voor op de kaart uitzoeken, en contact met de scholen onderhouden. Plaats eventueel een oproep in de lokale kranten of schoolnieuwsbrieven voor deze ondersteuning. Dit persbericht en stuk voor een schoolnieuwsbrief kan je naar wens aanpassen en gebruiken.

Stap 6. Begin met fondswerving.
Hier vind je een voorbeeld projectvoorstel en een voorbeeld powerpointpresentatie. Deze mag je naar eigen inzicht aanpassen en gebruiken voor fondswerving voor het project. Het kan ook nuttig zijn ervaringen met het boek in andere gemeentes [NIEUW!] mee te sturen met je aanvraag.
Ter inspiratie vind je hier een lijst met fondsen/organisaties die een financieel bijdrage al hebben geleverd aan het project.

Stap 7. Licentieovereenkomst ondertekenen.
We verlenen via een licentieovereenkomst toestemming om aanpassingen aan te mogen brengen in het ontwerp van het boek, om aan te sluiten op jouw omgeving. (De auteursrechten voor het boek rusten bij Stichting Buitenmakelaar en Jessicaas Ontwerp). Lees ‘waarom een licentie‘. Voor de volledige licentietekst klik hier.
De licentie geeft je tot twee jaar de tijd om het boek te kunnen uitwerken en verspreiden op de scholen. Beslis je in de tussentijd niet verder te gaan met het project? Dan wordt de licentie beïndigt zonder verdere verplichtingen.

Stap 9. Vervolg
Na het afsluiten van de overeenkomst ondersteunen we je graag verder met een draaiboek met bijvoorbeeld voorbeeld persberichten, informatiebrieven voor de scholen, stappenplan en advies. Op basis van een voorlopig selectie van 50 activiteiten kan de vormgever/grafische ontwerper, JessicaasOntwerp, een eerste concept opzet van het boek en de kaart maken die je kunt gebruiken als hulpmiddel voor het verder uitwerken van jouw ideeën voor het streekeigen maken van de activiteiten, omslag, mascotte en tekst. Heb je al een licentie, dan heb je hier toegang tot deze informatie. 

Vragen?
We horen het graag! Contactgegevens vind je hier.